6.4  Finanz- und Rechnungswesen


Wesentliche Grundlage für alle Aktivitäten im Finanz- und Rechnungswesen ist das Interne Kontrollsystems (IKS), welches – auf Anweisung MBA – in die Prozesse Nr. 01 bis 11 gegliedert und auf unsere Struktur angepasst ist.

IKS Gesamtorganisation

Die vom MBA mit 01 bis 11 identifizierten Prozesse werden, wo sinnvoll, als Schulorganisationsblätter mit der entsprechenden Laufnummer gemäss BBZ-spezifischen Rahmenbedingungen umschrieben.

 

Als Basis dienen:

  • Controlling- und Rechnungslegungsgesetz (CRG)
  • Finanzcontrollingverordnung (FCV)
  • Rechnungslegungsverodnung (RLV)
  • Handbuch für Rechnungslegung (HBR)
  • Arbeitszeitreglement des Kantons Zürich
  • Handbuch Personalrecht
  • Regierungsratsbeschlüsse (RRB)
  • Arbeitszeitstabelle (GLAZ)
  • Weisungen des MBA

 

Budget

Das Budget (IKS 1) wird vom Rektorat auf der oben erwähnten Basis gemäss Instruktionen des MBA erstellt. Das Budget wird auf dem Budgetformular für Berufsfachschulen dem MBA eingereicht.

 

Folgende Konten stehen den einzelnen Einheiten (PR, MA) primär resp. im erforderlichen Umfang zur Verfügung: Lehrmittel (Allgemein, Hardware, Software, KDMZ), Betriebsmaterial, Dienstleistungen Dritter, Exkursionen-Lager, KDMZ Büromaterial.

 

Das Budget wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.

 

Das Rechnungswesen BBZ stellt monatlich eine Budgetübersicht zur laufenden Rechnung zuhanden des Rektors und der Abteilungsleitung zusammen.

 

Leistungsbezüge/Einkauf

Bestellungen (IKS 2) erfolgen im Rahmen der zugeteilten Budget-Kompetenzen und Konten des Rektors und der Abteilungsleiter. Für Leistungsbezüge/Einkäufe im Sinne einer einheitlichen Materie ist ab CHF 50‘000 – bzw. ab CHF 20‘000 bei jährlich wiederkehrenden Leistungen – eine Ausgabenbewilligung beim zuständigen Amt einzuholen.

 

Kreditoren

Nach der Prüfung und Kontierung der Kreditorenrechnungen (IKS 2) bei der BBZ werden die Rechnungen im Buchungszentrum des Kantons Zürich (BuZ) eingescannt, im SAP verbucht und die Zahlung wird ausgelöst.

 

Debitoren

Debitorenrechnungen (IKS 3) werden über das Eco-Open erfasst und mittels Schnittstelle ins SAP verbucht. Die Einnahmen erfolgen direkt an die Staatsbuchhaltung.

 

Spesenabrechnungen

Damit es zu einer Auszahlung der Spesen (IKS 4) kommt, ist der Antrag via Spesenformular f1.4-02 an die vorgesetzte Instanz (Abteilungsleitung/Rektor) einzureichen. Bei Weiterbildungen muss von der vorgesetzten Instanz vorgängig ein Weiterbildungsantrag bewilligt worden sein.

 

Kasse

Für die Vergütung von kleinen Barauslagen, falls nicht lohnrelevant, stehen die Nebenkassen der Abteilungen MA und PR zur Verfügung. Die Nebenkassen werden periodisch mit der Hauptkasse des Rechnungswesens abgerechnet (IKS 5).

 

Lager / Inventar

Das Inventar wird pro Schulhaus im Eco-Open durch die Inventarverantwortlichen geführt (IKS 6).

 

Gewähren von Entlastungen

Um Entlastungen zu gewähren, muss eine Verfügung des MBA, ein Schulkommissionsentscheid oder ein Projektauftrag des Rektors vorliegen. Eine Übersicht der Entlastungen wird dem Amt jährlich gemeldet (IKS 7).

 

Arbeitszeitkontrolle

Arbeitszeiten werden mittels der Software Calitime verwaltet und an den Terminals via Stempelung erfasst. Die Rapporte werden monatlich von der vorgesetzten Instanz kontrolliert und unterzeichnet (IKS 9). Die Summe über Mehrarbeitszeit und Feriensaldi wird Ende Jahr zusammengestellt und dem Amt gemeldet.

 

Führen des Stundenkontos

Abweichungen vom Pflichtpensum der Lehrpersonen müssen im Stundenkonto nachvollziehbar aufgeführt werden. Für jede Lehrperson wird Ende Schuljahr eine Bilanz erstellt und bestätigt. Die Schlussbilanz der BBZ wird dem MBA eingereicht (IKS 8).

 

Jahresabschluss

Der Jahresabschluss (IKS 10) wird vom Rektorat auf der unter oben erwähnten Basis gemäss Instruktionen des MBA erstellt und diesem eingereicht.

 

Applikationsbetrieb dezentral

Dieser Prozess betrifft nur Nutzer des Informationsmanagers und ist für die BBZ nicht relevant (IKS 11).